Ordem de Compra - Processo completo
Ordem de Compra
A Ordem de Compra tem como principal função lançar solicitações de produtos e seus respectivos orçamentos para a confirmação se determinada compra deve ou não ser efetuada. Este manual guiará você desde a solicitação inicial até a conferência final dos valores com a nota fiscal do fornecedor.
Fluxograma dos processos
1. Cadastro e Revisão de Produtos
A base para o bom funcionamento da rotina de compras é o cadastro de produtos. As conferências e as ligações automáticas entre a Nota Fiscal de Compra e a Ordem de Compra são feitas através dos códigos dos produtos no sistema.
Certifique-se de que todos os itens a serem comprados estão devidamente e corretamente cadastrados antes de iniciar o processo.
2. Criando a Ordem de Compra
Para registrar uma nova solicitação de compra no sistema, siga os passos abaixo:
Acesse o menu: Financeiro > Compras > Ordem de Compra.
Data Limite: Preencha este campo para definir um prazo máximo para as próximas etapas (cotar, aprovar, rejeitar ou comprar).
Inserção de Itens: Lance os produtos que passarão pelo processo. Preencha a quantidade, o valor unitário desejado, o estoque de destino e o motivo da solicitação de compra.
Salvamento: Após inserir todos os dados, clique no botão de Salvar para registrar a ordem no sistema.
3. Consulta de Itens Pendentes
Ao salvar a ordem de compra, os itens inseridos recebem automaticamente o status de "Aguardando Cotação".
Para visualizar os itens que aguardam orçamento, acesse o caminho: Menu > Financeiro > Compras > Ordem de Compra - Consulta. Na aba Pendentes, selecione "Aguardando cotação" no filtro de Situação e clique no botão Listar Pendentes. A consulta exibirá os itens pendentes para cada situação específica.
4. Lançamento de Cotações (Tomada de Preços)
Ainda na tela de consulta de pendentes, você deve acessar cada item para realizar o orçamento com diferentes fornecedores.
Dê um duplo clique no produto desejado para abrir a janela Ordem de compra - Produtos. Preencha as informações do orçamento, como a Data da Cotação, o Fornecedor, o Valor Cotado e, se necessário, o campo de observação. Insira as cotações realizadas e salve.
5. Aprovação ou Rejeição de Itens
Com as cotações lançadas, a situação dos produtos mudará automaticamente para "Aguardando Aprovação".
Para verificar e avaliar esses itens, retorne à tela de consulta (Menu > Financeiro > Compras > Ordem de Compra - Consulta), filtre pela situação "Aguardando aprovação" e clique em Listar Pendentes.
Para registrar a decisão:
Dê um duplo clique sobre o item desejado para abrir a tela de produtos.
Dê um novo duplo clique em cima da cotação específica que deseja avaliar.
A tela Ordem de compra - Tomada de valores será aberta. Nela, você deve alterar o campo Situação para Aprovado, Rejeitado ou Comprado.
Ao selecionar uma dessas opções, os campos do aprovador ficarão visíveis.
O preenchimento do aprovador é obrigatório para que o sistema consiga sugerir as informações automaticamente na Nota Fiscal posteriormente.
6. Conferência de Valores (Ordem de Compra x Nota Fiscal)
Caso o produto tenha sido aprovado e a compra efetivada, a próxima etapa é conferir se os valores que foram cotados e aprovados correspondem exatamente ao que foi faturado pelo fornecedor. Para realizar essa validação, acesse a nota fiscal de compra no sistema e navegue até a aba Produtos.
Validação dos Códigos dos Produtos:
Os códigos dos produtos listados na nota fiscal de compra devem ser idênticos aos códigos cadastrados e inseridos previamente na Ordem de Compra. Caso o sistema não consiga realizar essa associação de forma automática, você deverá fazer a correção manualmente. Acesse a linha do produto dentro da nota fiscal e informe o código correto correspondente ao seu sistema.
Vínculo com o Número da Ordem de Compra:
Após garantir que os códigos dos produtos correspondem ("batem"), acesse o detalhamento do produto ainda na nota fiscal e localize o campo CLIENTE -> CÓDIGO DA ORDEM DE COMPRA.
Dica: O cenário ideal para agilizar o processo é solicitar previamente ao fornecedor que preencha o número da Ordem de Compra na emissão da nota.
Caso o fornecedor não tenha enviado essa informação, você precisará preencher esse campo manualmente digitando o Número da Ordem de compra:
Conferência Final dos Valores
Se os códigos dos produtos estiverem alinhados e o número da Ordem de Compra tiver sido inserido corretamente no campo do produto da nota fiscal, o sistema fará a ligação automática. Ele exibirá um quadro sugerindo as informações da Ordem de Compra (como o código da ordem, o código do item, o fornecedor e o valor aprovado). Isso permite que você realize uma conferência rápida e segura para atestar se o que está sendo cobrado foi o que realmente foi aprovado.
Código do Item no Pedido: Ainda na tela de produtos da Nota Fiscal, ao lado do campo "CÓDIGO DA ORDEM DE COMPRA", você encontrará o campo CLIENTE -> CÓDIGO DO ÍTEM NO PEDIDO. O número que é preenchido neste campo corresponde exatamente ao ID da tela "Ordem de compra - Produtos" que foi gerada para aquele item específico dentro da ordem de compra.